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Mentions légales | ekromi.org

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026

1. Éditeur du site et responsable de la publication

Le présent site est édité et exploité sous la dénomination ekromi.org. ekromi.org est une société privée à responsabilité limitée (S.P.R.L. / BV) de droit belge dont l'activité consiste à sauvegarder, numériser, classer, restaurer et organiser des photographies et des documents, tant pour des particuliers que pour des indépendants, des entreprises, des associations et des pouvoirs locaux.

Le directeur de la publication et responsable du contenu éditorial du site est le gérant de la société. Il peut être contacté, pour toute question relative au contenu, à l'adresse [email protected]. Les demandes introduites par ce canal sont traitées dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai de cinq jours ouvrables. Les demandes relatives à la protection des données à caractère personnel sont traitées dans le délai d'un mois prévu par le Règlement (UE) 2016/679.

Le site est hébergé par un prestataire technique établi dans l'Union européenne. Les coordonnées complètes de l'hébergeur peuvent être obtenues sur demande adressée à [email protected], notamment lorsqu'un contenu du site est contesté pour un motif légal ou lorsqu'une autorité judiciaire ou administrative en fait la demande.

Les présentes mentions légales ont pour objet de satisfaire aux obligations d'information imposées par le Code de droit économique belge aux entreprises qui exploitent un site internet ou une page de réseau social, ainsi qu'aux obligations de transparence découlant du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Elles s'appliquent à l'ensemble des pages du site, y compris la page de contact, le formulaire de contact et la bannière relative aux cookies.

2. Forme juridique, immatriculation et identifiants légaux

Conformément aux dispositions du Code de droit économique relatives à l'information des consommateurs et aux services de la société de l'information, les données d'identification suivantes sont reprises de manière accessible, directe et permanente sur le site :

  • Dénomination sociale : ekromi.org
  • Forme juridique : société privée à responsabilité limitée (S.P.R.L.), régie par le Code des sociétés et des associations du 23 mars 2019.
  • Numéro d'entreprise (BCE) : 0451.108.297, numéro unique attribué lors de l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, qui constitue le registre d'identification des entreprises belges.
  • Numéro de TVA : BE 0451.108.297, identifiant d'assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée, qui correspond au numéro d'entreprise précédé du préfixe « BE ».
  • Registre des personnes morales (RPR) : Tribunal de l'entreprise du Brabant wallon, division de Wavre.
  • Autorité de surveillance compétente : sans objet. L'activité de sauvegarde, de numérisation et d'organisation de photos et de documents ne requiert aucune autorisation, aucun agrément et aucune licence particulière.
  • Profession réglementée : sans objet. L'exploitant n'exerce pas de profession réglementée; aucun titre professionnel, aucun ordre professionnel et aucune règle professionnelle ne doivent dès lors être mentionnés.
  • Code de conduite : l'exploitant n'est soumis à aucun code de conduite auquel il aurait adhéré et dont la consultation serait imposée par la loi.

L'exploitant agit en qualité de prestataire de services de la société de l'information au sens du droit belge. Toute modification de ces données est répercutée sur la présente page dans les meilleurs délais. Les mentions qui doivent également figurer sur les factures, bons de commande, devis, courriers et courriels commerciaux — notamment le numéro d'entreprise, l'adresse du siège social et le numéro de compte bancaire — sont apposées sur ces documents et communiquées aux clients à l'occasion de chaque commande. Le numéro de compte bancaire n'est pas publié sur le site afin de prévenir tout risque de fraude ou d'hameçonnage; il est transmis au client par un canal sécurisé au moment du paiement.

3. Siège social et moyens de contact

Les coordonnées suivantes permettent aux consommateurs, aux fournisseurs, aux partenaires et aux autorités de contacter l'entreprise de manière directe, rapide et efficace :

  • Siège social : Place de Scry 2, 5640 Mettet, Belgique
  • Adresse e-mail : [email protected]
  • Numéro de téléphone : +32 2 318 61 96

Un formulaire de contact est également accessible sur la page « Contact » du site. Ce formulaire permet au visiteur d'exposer sa demande sans devoir recourir à un logiciel de messagerie; il ne se substitue toutefois pas aux coordonnées reprises ci-dessus, qui restent les canaux de référence pour toute communication formelle, toute réclamation ou toute mise en demeure.

Le Code de droit économique impose à l'exploitant de mettre à disposition au moins deux moyens de contact permettant une communication directe et efficace; l'adresse e-mail et le numéro de téléphone satisfont à cette exigence. Lorsqu'une vente ou une prestation de service est conclue en ligne, ces deux moyens restent disponibles avant, pendant et après la conclusion du contrat.

Les visiteurs sont invités à ne pas transmettre, via le formulaire de contact, de données excessives ou sensibles qui ne seraient pas nécessaires au traitement de leur demande. Les demandes reçues en dehors des heures habituelles d'activité sont traitées le jour ouvrable suivant.

4. Objet, champ d'application et public visé du site

Le site a pour objet de présenter les services de sauvegarde, de numérisation, de classement, de restauration numérique et d'organisation de photographies et de documents proposés par ekromi.org, d'en expliquer le déroulement, de permettre la demande de devis et, le cas échéant, la commande en ligne de ces services.

Le site s'adresse principalement à un public établi en Belgique, qu'il s'agisse de particuliers souhaitant préserver leurs albums de famille, de collectionneurs, d'indépendants, de petites et moyennes entreprises, d'associations, de notaires, d'avocats ou d'archivistes. Le site est rédigé en français. Il demeure accessible depuis d'autres pays, mais les services proposés, les prix, les délais et les conditions contractuelles sont conçus pour le marché belge et le droit belge; aucune garantie de conformité à une réglementation étrangère n'est donnée pour un usage réalisé hors de Belgique.

Le site revêt un caractère commercial : il constitue une vitrine marchande et un canal de vente de services. Il ne constitue ni un service d'archivage public, ni un service d'archivage légal au sens d'une obligation réglementaire de conservation, ni un service de conseil juridique. Les informations publiées ont une valeur informative et ne saillissent pas les conditions contractuelles, qui prévalent en cas de divergence.

Le site n'est pas destiné aux mineurs non émancipés. Toute commande doit être passée par une personne majeure et juridiquement capable.

5. Conditions d'accès et règles d'utilisation acceptable

5.1 Accès technique

L'accès au site est gratuit, à l'exception des frais de connexion et de matériel supportés par le visiteur. L'exploitant s'efforce d'assurer la disponibilité du site, sans toutefois garantir un accès ininterrompu : des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour, incident technique, attaque informatique ou cause extérieure. Ces interruptions n'ouvrent droit à aucune indemnité, sauf disposition légale impérative contraire.

5.2 Comportements interdits

Il est interdit d'utiliser le site ou les outils qu'il met à disposition d'une manière qui porte atteinte aux droits de l'exploitant ou de tiers. Sont notamment prohibés :

  • tenter d'accéder sans autorisation aux parties non publiques du site, à ses serveurs ou à ses bases de données;
  • extraire, aspirer, copier ou réutiliser de manière systématique tout ou partie du contenu du site;
  • introduire des virus, chevaux de Troie, logiciels rançonneurs ou tout autre code malveillant;
  • utiliser le formulaire de contact pour diffuser des messages publicitaires non sollicités, des chaînes de courriers ou des contenus illicites, injurieux, discriminatoires ou trompeurs;
  • usurper l'identité d'un tiers ou fournir des informations inexactes dans le but d'obtenir un devis ou un avantage indu;
  • contourner les mesures techniques de protection, saturer volontairement le service ou perturber son fonctionnement normal.

En cas de manquement, l'exploitant peut suspendre ou refuser l'accès au site, sans préjudice de tout recours en dommages et intérêts. Le visiteur demeure responsable de la sécurité de son propre équipement, de la confidentialité de ses identifiants et de la licéité des contenus qu'il transmet.

6. Propriété intellectuelle et droits d'utilisation

6.1 Contenus de l'exploitant

L'ensemble des éléments composant le site — textes, structure, charte graphique, illustrations, photographies de présentation, vidéos, logos, icônes, bases de données, code source et code objet — est protégé par le droit d'auteur, le droit des bases de données et, le cas échéant, le droit des marques. Ces éléments sont la propriété exclusive de ekromi.org ou sont utilisés avec l'autorisation de leurs titulaires.

Toute reproduction, représentation, adaptation, traduction, distribution ou mise à disposition du public, totale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation écrite préalable de l'exploitant. Sont réservées les exceptions légales, notamment la citation courte accompagnée de la mention de la source, la revue de presse, la copie privée et l'usage pédagogique ou scientifique non commercial, dans les limites strictes prévues par le Code de droit économique.

6.2 Documents et photos confiés par les clients

Les photographies, albums, négatifs, diapositives, fichiers numériques, courriers et documents confiés par un client restent sa propriété. Le client accorde à l'exploitant une licence strictement limitée à la réalisation de la prestation commandée : numérisation, nettoyage numérique, indexation, classement, duplication de sauvegarde et restitution. Cette licence prend fin lorsque la prestation est achevée et que les fichiers ont été restitués et, le cas échéant, supprimés conformément à la politique de conservation décrite ci-après.

Le client garantit qu'il détient les droits nécessaires sur les documents qu'il confie et qu'il ne porte pas atteinte, ce faisant, aux droits de tiers — notamment au droit à l'image ou au droit d'auteur d'un photographe. Il répond seul des conséquences d'une telle atteinte.

6.3 Marques et signes distinctifs

Les noms, logos et slogans de tiers éventuellement cités sur le site demeurent la propriété de leurs titulaires respectifs. Leur mention est purement descriptive et n'implique aucun lien de parrainage, de partenariat ou d'approbation.

7. Exactitude des informations, disponibilité et limitation de responsabilité

7.1 Exactitude

Les informations publiées sur le site sont fournies de bonne foi et mises à jour régulièrement. Elles peuvent toutefois comporter des inexactitudes, des omissions ou des retards de mise à jour, notamment en ce qui concerne les prix, les délais, les capacités techniques ou les formats de fichiers acceptés. Les caractéristiques essentielles des services, le prix total et les modalités de paiement et de livraison applicables à une commande déterminée sont confirmés au client avant la conclusion du contrat, puis repris dans le devis ou la confirmation de commande, qui prévalent sur les informations générales du site.

7.2 Disponibilité

Les délais annoncés sont indicatifs et courent à compter de la réception des documents par l'exploitant. Ils peuvent varier selon le volume à traiter, l'état des supports, la nécessité d'une restauration lourde ou la survenance d'un cas de force majeure, tel qu'une panne d'équipement, une coupure d'électricité, une cyberattaque ou une mesure administrative.

7.3 Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par la loi, la responsabilité de ekromi.org pour les dommages résultant de l'utilisation du site ou d'une prestation est limitée aux dommages directs et prévisibles, à l'exclusion des dommages indirects tels qu'une perte de chiffre d'affaires, une perte de chance, une perte de réputation ou une perte d'exploitation. Pour les prestations payantes, cette responsabilité est en outre plafonnée au montant effectivement payé pour la prestation concernée.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde, d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique, ni aux droits impérativement reconnus aux consommateurs par le Code de droit économique. Aucune clause des présentes ne peut être interprétée comme excluant une responsabilité que la loi interdit d'exclure, ni comme une renonciation du consommateur à ses droits. Les clauses qui seraient jugées abusives ou nulles sont réputées non écrites, sans que cela n'affecte la validité du reste des présentes.

8. Liens externes et contenus de tiers

Le site peut contenir des références textuelles ou des renvois vers des sites exploités par des tiers, par exemple des prestataires de paiement, des transporteurs, des fournisseurs de solutions de stockage ou des organismes institutionnels. Ces ressources sont proposées pour l'information du visiteur; elles sont soumises à leurs propres conditions d'utilisation et politiques de confidentialité, sur lesquelles l'exploitant n'a aucun contrôle.

ekromi.org n'assume aucune responsabilité quant au contenu, à l'exactitude, à la disponibilité ou aux pratiques de ces sites tiers, ni quant aux dommages qui pourraient résulter de leur consultation ou de l'usage de leurs services. La présence d'un renvoi vers un site tiers ne constitue ni une recommandation, ni une validation de son contenu. Il appartient au visiteur de vérifier l'identité et les conditions du tiers avant d'entamer toute relation contractuelle avec lui.

Si un contenu hébergé sur le site ou un renvoi publié sur celui-ci porte atteinte à un droit, le titulaire de ce droit peut le signaler à [email protected] en indiquant précisément l'élément litigieux, la nature du droit invoqué et les éléments permettant d'apprécier le caractère manifestement illicite du contenu. L'exploitant s'engage à examiner le signalement et, le cas échéant, à retirer ou à rendre inaccessible le contenu concerné dans un délai raisonnable.

9. Protection des données à caractère personnel (RGPD)

9.1 Responsable du traitement et finalités

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via le site est ekromi.org, dont le siège social est établi à Place de Scry 2, 5640 Mettet, Belgique. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à [email protected].

Les données sont traitées pour les finalités suivantes : répondre aux demandes introduites via le formulaire de contact ou par courriel; établir un devis et exécuter la prestation commandée; gérer la relation client, la facturation et le recouvrement; assurer la sécurité du site et prévenir les abus; respecter les obligations comptables et fiscales; et, lorsque le visiteur y a consenti, mesurer l'audience du site et proposer des communications commerciales.

9.2 Bases juridiques, destinataires et durées de conservation

Les traitements reposent, selon le cas, sur le consentement de la personne concernée (article 6.1.a du RGPD), sur l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b), sur le respect d'une obligation légale, notamment comptable et fiscale (article 6.1.c), ou sur l'intérêt légitime de l'exploitant à sécuriser son site et à développer son activité (article 6.1.f).

Les données peuvent être communiquées à des sous-traitants agissant sur instruction de l'exploitant : hébergeur, prestataire de messagerie, comptable, fournisseur de solutions de paiement, transporteur ou prestataire de maintenance informatique. Ces sous-traitants sont liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD et n'accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission. Aucun transfert vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen n'est effectué sans garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD.

Les durées de conservation sont les suivantes : demandes de contact et devis non aboutis, trois ans à compter du dernier contact; données nécessaires à l'exécution d'une prestation, cinq ans après la fin de la relation contractuelle; pièces comptables et factures, sept ans conformément aux obligations légales; données de mesure d'audience, au maximum treize mois; données relatives à la gestion des réclamations, cinq ans à compter de la clôture du dossier.

9.3 Droits des personnes concernées

Toute personne concernée dispose du droit d'accéder à ses données, de les faire rectifier, de demander leur effacement, de limiter le traitement, de s'y opposer, de retirer son consentement à tout moment et de recevoir les données qu'elle a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à [email protected]. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse.

Si la réponse apportée ne satisfait pas la personne concernée, celle-ci peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD/GBA), l'autorité de contrôle belge compétente, ou intenter un recours juridictionnel. Les coordonnées de cette autorité sont publiées sur son site officiel. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n'est prise sur la base des données collectées, et aucun profilage n'est réalisé à des fins commerciales sans consentement explicite. L'exploitant n'a pas désigné de délégué à la protection des données, les conditions légales de cette désignation n'étant pas remplies.

10. Cookies et technologies similaires

Le site utilise des cookies et des technologies similaires. Un bandeau d'information permet au visiteur d'accepter, de refuser ou de paramétrer finement les catégories de traceurs non strictement nécessaires, et ce avant tout dépôt sur son terminal. Le consentement peut être retiré à tout moment via le lien de gestion des préférences accessible depuis le bandeau ou depuis le pied de page.

Les cookies strictement nécessaires assurent le fonctionnement du site, la sécurité des formulaires et la mémorisation du choix exprimé en matière de traceurs; ils ne requièrent pas de consentement. Les cookies fonctionnels facilitent la navigation et la mémorisation des préférences. Les cookies de mesure d'audience permettent de comprendre l'usage du site et d'améliorer ses performances. Les cookies de marketing, le cas échéant, servent à mesurer l'efficacité de campagnes et à proposer des contenus pertinents. Les catégories autres que les cookies strictement nécessaires ne sont déposées qu'après consentement préalable, libre, spécifique, éclairé et univoque.

Ce dispositif respecte l'article 129 de la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, qui transpose en droit belge les règles de la directive ePrivacy, ainsi que les lignes directrices de l'Autorité de protection des données. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'accès au site ni la passation d'une commande. Le visiteur peut également configurer son navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies, étant entendu que certains paramétrages du site pourraient alors ne plus fonctionner correctement. Le détail des traceurs utilisés, de leurs finalités et de leurs durées de conservation figure dans la Politique de cookies du site.

11. Conditions générales, paiement et remboursement

La consultation du site est libre, mais toute commande de service suppose l'acceptation préalable des Conditions générales de vente applicables, qui précisent l'étendue de la prestation, les formats acceptés, les obligations du client, les responsabilités respectives et la procédure de réclamation. En cas de contradiction entre les présentes mentions légales et les Conditions générales, ces dernières prévalent pour les aspects contractuels.

Les prix sont exprimés en euros et comprennent la taxe sur la valeur ajoutée applicable en Belgique, sauf mention contraire. Le prix total, les frais accessoires éventuels, les modalités de paiement et les délais de livraison ou de restitution sont communiqués au client avant la validation de la commande. Les moyens de paiement proposés peuvent évoluer; ils sont indiqués sur le site et confirmés dans le devis.

Lorsqu'il agit en qualité de consommateur, le client dispose en principe d'un droit de rétractation de quatorze jours calendrier à compter de la conclusion du contrat. Ce droit ne s'applique toutefois pas aux services pleinement exécutés avant la fin du délai avec l'accord préalable exprès du client, ni aux biens ou supports confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés, ni aux enregistrements audio, vidéo ou informatiques descellés après la livraison. Les modalités d'exercice du droit de rétractation, de remboursement et de traitement des réclamations sont détaillées dans la Politique de paiement et de remboursement du site. Les remboursements sont effectués dans les quatorze jours suivant la réception de la demande, par le même moyen de paiement que celui utilisé lors de la transaction, sauf accord exprès du client pour un autre canal.

12. Sécurité, confidentialité et restitution des documents confiés

Les documents et photographies confiés à ekromi.org sont traités de manière confidentielle. Seuls les collaborateurs et sous-traitants strictement concernés par la prestation y ont accès. Les fichiers numériques sont conservés sur des supports sécurisés, protégés par des mesures techniques et organisationnelles appropriées : contrôle des accès, chiffrement des sauvegardes, journalisation des opérations et sensibilisation du personnel.

Sauf convention contraire ou demande expresse du client, les originaux physiques sont restitués après numérisation et les fichiers produits sont mis à disposition du client pendant une durée limitée, puis supprimés de manière sécurisée. Les copies de travail et les sauvegardes intermédiaires sont effacées selon la même procédure. Le client est invité à conserver une copie de ses fichiers sur un support personnel indépendant; la conservation à long terme des données numériques relève de sa responsabilité, l'exploitant ne fournissant pas de service d'archivage permanent sans contrat distinct.

Toute violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées est notifiée à l'Autorité de protection des données dans les soixante-douze heures et, si nécessaire, communiquée aux personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

13. Droit applicable, juridictions compétentes et règlement des litiges

13.1 Droit applicable

Le site et les présentes mentions légales sont soumis au droit belge. Pour les consommateurs, ce choix ne prive pas ceux-ci de la protection que leur accordent les dispositions impératives du pays de leur résidence habituelle, conformément au Règlement (CE) n° 593/2008. Les règles impératives du Code de droit économique relatives aux pratiques du marché, aux clauses abusives et aux droits des consommateurs restent pleinement applicables.

13.2 Juridictions et médiation

En cas de litige, les parties s'efforcent d'abord de trouver une solution amiable. Le consommateur peut adresser une réclamation écrite à [email protected] en décrivant les faits et le préjudice invoqué; l'exploitant y répond dans les meilleurs délais. À défaut d'accord, le consommateur peut recourir gratuitement au Service de médiation pour le consommateur, dont les coordonnées sont publiées par le Service public fédéral Économie, et, pour les litiges transfrontaliers, à la plateforme de règlement en ligne des litiges mise à disposition par la Commission européenne.

À défaut de résolution amiable, seuls les tribunaux belges sont compétents, sous réserve des règles impératives de compétence internationale et des droits reconnus au consommateur, qui peut notamment saisir la juridiction de son domicile. Les parties renoncent, dans la mesure permise par la loi, à toute autre juridiction. Une éventuelle clause compromissoire ne priverait en tout état de cause pas le consommateur du droit de saisir une juridiction étatique.

14. Modifications, contact et dernière mise à jour

ekromi.org peut modifier les présentes mentions légales à tout moment, notamment pour tenir compte d'une évolution législative, d'un changement de prestataire, d'une nouvelle fonctionnalité ou d'une adaptation de son organisation. La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation ou de la commande. En cas de modification substantielle, une mention visible est apportée sur la page et, lorsque la modification affecte la relation contractuelle en cours, le client en est informé par courriel.

Pour toute question relative à l'identification de l'exploitant, à la propriété intellectuelle, à la protection des données, aux cookies ou aux conditions contractuelles, le visiteur est invité à écrire à [email protected] ou à utiliser le formulaire disponible sur la page « Contact ». Les demandes urgentes peuvent être formulées par téléphone au +32 2 318 61 96.

La présente page a été mise à jour le 26 octobre 2026. Les documents de référence complémentaires — Politique de confidentialité, Politique de cookies, Conditions générales de vente et Politique de paiement et de remboursement — sont accessibles depuis le pied de page du site et en complètent le dispositif juridique.

15. Mentions essentielles reprises dans le pied de page du site

Les mentions suivantes sont affichées de manière permanente et lisible dans le pied de page du site :

ekromi.org • Forme juridique : S.P.R.L. • Numéro d'entreprise (BCE) : 0451.108.297 • Numéro de TVA : BE 0451.108.297 • Siège social : Place de Scry 2, 5640 Mettet, Belgique • E-mail : [email protected] • Téléphone : +32 2 318 61 96 • RPR : Tribunal de l'entreprise du Brabant wallon, division de Wavre